‘Onboarding’: het nieuwe inwerken

Je hebt een nieuwe baan. Het contract is getekend. Maar daarna heb je niets meer gehoord. De eerste werkdag, spannend. Je meldt je bij de receptie. Daar blijkt dat je niet bent aangemeld. Na een kwartier wachten komt een collega je halen. Er is iets fout gegaan in de communicatie. Daardoor zijn je werkplek, laptop, toegangspas en telefoon nog niet geregeld. Je direct leidinggevende zit in het buitenland. Je collega wil graag met je lunchen, maar zit de hele ochtend vast in besprekingen. Je wordt in een muffe ruimte gezet met een stapel leesvoer over de organisatie. Vier weken later weet je pas wie er in je team werken en waar alles te vinden is. Totaal anders dan de vliegende start die je verwachtte.

Nachtmerrie of realiteit? Helaas soms gewoon werkelijkheid. Uit onderzoek blijkt dat bij 43% van de nieuwkomers praktische zaken pas na een week zijn geregeld. Dat resultaat staat in schril contrast met de toegenomen aandacht van werkgevers voor professionele ‘onboarding’ (inwerk-)processen. Die beginnen al bij de ondertekening van het contract en eindigen 90 dagen na de eerste werkdag (of zelfs 1 jaar na indiensttreding). Ze beogen de nieuwkomer een ‘WOW’-ervaring te geven, compleet met online tools, templates en apps. Klinkt heel mooi. Of is het oude wijn in nieuwe zakken? Wat betekent het nieuwe inwerken - onboarding - voor bedrijven? Is dat alleen voor grote bedrijven interessant? Of kunnen middelgrote en kleinere bedrijven/organisaties daar ook iets mee? Wat kun je er als kleinere werkgever van leren? Ik geef je 5 waardevolle inzichten over de essentie van onboarding:

1.  Waarom (investeren in) onboarding?

Nieuwe medewerkers die op een goede manier landen in de organisatie zijn sneller productief, voelen zich meer betrokken en blijven langer. Onboarding gaat verder dan het inwerken in de nieuwe functie. Het moet ervoor zorgen dat medewerkers zich zo snel mogelijk een insider van het bedrijf voelen. Dat ze direct praten en denken als: ‘wij’. Dat is meer dan het opdoen van technische vaardigheden en praktische weetjes. Het vraagt extra begeleiding bij het je eigen maken van de bedrijfscultuur. Bij de opbouw van een intern en extern netwerk. Bij de samenwerking met collega’s. Bij de persoonlijke invulling van de functie of rol in het licht van de verwachtingen van leidinggevende en team. Het is niet alleen van belang dát je iets doet, maar ook hóe je dat doet. Tijdens de inwerkperiode moet de werkgever het fundament leggen voor goede werkprestaties, betrokkenheid en loyaliteit. Daarom is het belangrijk goed na te denken over onboarding. 

2.  Het begint vóór de eerste werkdag: pre-boarding

Een nieuwe medewerker wil graag een vliegende start maken op zijn eerste werkdag. Hij wil zich welkom voelen in zijn team. Het liefst zou hij de organisatie al hebben leren kennen. En hij mag erop vertrouwen dat het noodzakelijke papierwerk en de praktische zaken goed geregeld zijn. Onboarding begint bij de ondertekening van de arbeidsovereenkomst - eigenlijk al daarvoor, tijdens de sollicitatiefase. Tussen de ondertekening van het contract en de eerste werkdag een radiostilte in acht nemen is verlies van kostbare tijd. De werkgever kan, zodra het contract getekend is, de nieuwe medewerker een mentor toewijzen. Die kan hem wegwijs maken bijvoorbeeld in de inlogcodes voor de portal die toegang geeft tot basisinformatie, e-learnings, digitale lounges / chatten met aanstaande collega’s, toegang tot een inwerk app, etc. Zo kan de nieuwkomer zich gericht voorbereiden en kan de leidinggevende aangeven wat aan voorbereiding wordt verwacht of gewenst.  En hoe simpel is - tijdens de pre-boardingfase - een welkomstmail van het team en een mail met alle relevante informatie voor de eerste werkdag. 

3.  Praktische zaken tijdig en goed voor elkaar

Onderdeel van onboarding is uiteraard de aandacht voor de praktische zaken: toegangspas, desktop/laptop met account voor de benodigde systemen, smartphone, visitekaartjes, werkgereedschap en werkplek. Allemaal zaken die vóór de eerste werkdag geregeld kunnen, nee, moeten zijn. Bedrijven die onboarding met succes hebben ingevoerd bezorgen hun nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag een WOW-ervaring: een welkomstbox met alle praktische zaken die voor het werk nodig zijn, klaar voor gebruik. Zodat de aandacht uit kan gaan naar de kennismaking met de directe collega’s, de leidinggevende en de mentor. Zorg dat de direct leidinggevende die eerste werkdag ruimte in zijn agenda heeft. Vier de aankomst van de nieuweling in het team via een gepaste teamtraditie. Het echte inwerken ‘on the job’ start die eerste werkdag. Iemand een week of langer laten wachten op een toegangspas, computer of telefoon suggereert dat het bedrijf klantvriendelijkheid niet belangrijk vindt. Wil je dat?

4.  Informatie gefaseerd en gepersonaliseerd

Wees je ervan bewust dat de verwachtingen van nieuwe medewerkers anno 2019 persoonlijk zijn. De tieners en twintigers die nu starten op de arbeidsmarkt (Generatie Z: 1995-2015) zijn geboren na de komst van internet. Zij verwachten een gepersonaliseerde aanpak, willen hun voorbereidings- en leertempo zelf kunnen bepalen, vinden (online) interactie, begeleiding en feedback vanzelfsprekend. Dat strijdt misschien met de werkwijze van HR, die uit efficiency-oogpunt het liefst kiest voor een algemene, one-size-fits-all aanpak. Let daarom op:

  • Vermijdt een overload aan informatie. Zorg bijvoorbeeld dat e-learnings en informatie over de organisatie beschikbaar zijn ‘on demand’ in kleine, hapklare brokken. Niet alleen tijdens de pre-boardingfase, maar gedurende het hele inwerktraject.
  • Laat zien wat talent management / leren en ontwikkelen te bieden heeft en welke investering je van de medewerker verwacht het eerste jaar. Online tools en apps stellen starters in staat om zelf de regie te nemen en hun eigen leertempo te bepalen - een prima ondersteuning als die past binnen de werkcultuur.  

5. Eigenaarschap delen in organisatie

Nachtmerrie of realiteit? Er was iets mis gegaan in de communicatie. Kan gebeuren, shit happens. Maar de kans op zo’n slechte start is minimaal bij organisaties die goede afspraken hebben gemaakt over de eerste opvang en het inwerktraject. Afspraken die zijn verankerd in de hele organisatie. Dat kan alleen een succes worden als collega’s intensief samenwerken: direct leidinggevende, mentor, team, HR/P&O en de directie of raad van bestuur. Het ligt voor de hand om het eigenaarschap bij de direct leidinggevende te leggen. Die zal zijn verantwoordelijkheid met de andere betrokkenen willen delen. Onboarding is een mindset. Behandel de nieuwe collegaals je beste klanten: luister naar wat ze nodig hebben, ga niet pushen, geef relevante info en ga met ze aan tafel. Een frisse blik van een nieuwe collega kan een gouden inzicht opleveren. Investeren in onboarding levert veel op - een investering die zichzelf dubbel en dwars terugbetaalt!

Wil je meer weten over het organiseren van onboarding, dan nodig ik je uit om daar eens over te komen praten. Er zijn fantastische programma’s en tools in de markt, maar werken die ook in jouw bedrijf? Passen ze in jullie cultuur? Wil je een belangrijke stap maken met ‘onboarding op maat’?
Neem dan contact met mij op, dan kunnen we samen kijken of Kager-159 Works je kan helpen die stap te zetten. 

Paula Kager

Paula Kager

Zelfstandig ondernemer, bevlogen professional, publiciste, blogger en vlogger.