Prestatiesturing maar dan anders

Beoordelingssystemen kennen de cyclus: doelen stellen, monitoren, meten en beoordelen. Maar de traditionele systemen voldoen niet langer. Bijna unaniem vinden bedrijven dat ze teveel tijd kosten en te weinig bijdragen aan de groei van de organisatie. Bovendien sluiten ze niet meer aan op de jongere werknemers en hun leidinggevenden. En ze zijn te statisch in een tijd dat bedrijven steeds dynamischer worden. Tijd voor verandering dus.

Bedrijven zijn op zoek naar eigentijdse prestatiesturing. Sturing die beter aansluit bij de wereld van jongere medewerkers.

  • Millennials (generatie 1985-2000) hebben vooral behoefte aan gesprekken over hun professionele ontwikkeling, met de blik op de toekomst – niet het verleden (‘feed forward’ in plaats van ‘feedback’).
  • Jongeren hebben veel meer behoefte aan en baat bij coaching dan bij een afrekencultuur.
  • Een coach van een hockeyteam geeft sturing tijdens de wedstrijd, in de pauze en evalueert direct na afloop. Kunnen we daarvan leren?
  • De markt waarin bedrijven werken, verandert continue. Doelstellingen worden voortdurend bijgesteld. Daar mogen de doelstellingen van het personeel niet op achter lopen. Flexibiliteit dus.
  • Behalve in doelstellingen is meer flexibiliteit ook nodig in het salarisgebouw. Vast loonschalen en een strakke doorloopsystematiek belemmeren bijzondere beloningen voor bijzondere prestaties. Ze zorgen niet voor inspiratie, bevlogenheid en betrokkenheid.
  • Medewerkers bind je met positieve zaken en niet met negatieve.

Er is dus volop werk aan de winkel. Organisaties willen af van knellende, bureaucratische systemen, die bovendien niet goed meer werken. Ze moeten naar een nieuwe systematiek. En ze moeten hun leidinggevenden opleiden om een nieuwe rol met verve te vervullen.

Waar moet je op letten bij het zoeken naar een nieuw model? Hoe vinden belevingswereld van jongeren en bedrijfsdoelen elkaar? De volgende aanbevelingen kunnen daarbij helpen.

1.   Ga uit van kracht, groeipotentie, ontwikkeling

Traditioneel Performance Management (PM) besteedt veel aandacht aan tekortkomingen van een medewerker, gewenste correcties, en kijkt naar de feitelijke resultaten afgezet tegen de resultaatsdoelstellingen over het verstreken jaar. Het is gericht op het verleden. Innovatief PM concentreert zich op de ontwikkeling van de sterktes en het potentieel van een medewerker. Daarmee is het toekomstgericht. En dat sluit aan bij vragen die jongeren zich stellen: waar sta ik over 3, 4, 5 jaar? Deze wijziging betekent dat een medewerker zich niet meer ‘afgerekend’ voelt, maar ondersteund.

2.   Steek energie in coaching, ondersteuning, concrete hulp 

Traditioneel PM werkt met jaarlijkse beoordelingen, waar de medewerker een aanbeveling voor cursussen, trainingen en opleidingen krijgt, om zich te verbeteren. Innovatief PM stimuleert een cultuur van coaching gericht op ontwikkeling en groei.  In zo’n cultuur is de leidinggevende verantwoordelijk voor de groei en ontwikkeling van ‘zijn’ medewerkers – die dat zelf natuurlijk ook zijn. Dat vraagt ook een investering in het leidinggevend kader, die deze nieuwe rol moet kunnen oppakken.

3.   Geef effectieve, continue feedback

In traditioneel PM krijgen werknemers informatie over hun prestaties maanden na de afronding van een project, na een heel jaar of – erger – na het voorvallen van een incident. Dan is het kalf dus al verdronken.Innovatief PM werkt niet met jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Het werkt wel met continue, tijdige (‘real-time’) feedback. Via korte, persoonlijke gesprekken of met behulp van online communicatietools. Directe, frequente, korte feedback is veel effectiever.

4.   Werk met dynamische doelstellingen en stem deze op verschillende niveaus af  

Traditionele PM kent (SMART) doelstellingen, die statisch zijn en vastzitten in het stramien van de jaarcyclus van de organisatie. Innovatief PM werkt met dynamische doelstellingen. Maak duidelijk wat je van medewerkers verwacht en stel daarbij zeer ambitieuze (‘stretch’) doelen. Koppel die doelen aan de bedrijfsstrategie, de opdracht van zelfstandige eenheden en teams en die van individuele medewerkers. Knip de ‘stretch’ doelstellingen op in behapbare brokken met haalbare resultaten. Bij projecten verdeel je onder in projectfasen of deelopleveringen. Bij regulier werk in perioden van bijvoorbeeld een kwartaal of maand. De coaching is dan gericht op het in teamverband bereiken van belangrijke mijlpalen tijdens die korte fasen of perioden. Daar gaan medewerkers dan samen voor.

5.  Doorbreek rigide beloningssystemen, beloon ook innovatief

Traditioneel PM werkt met rigide beloningssystemen -salarisschalen met jaartreden (periodieken) en jaarbonussen op basis van een goede beoordeling). Innovatief PM laat bedrijven flexibeler omgaan met variabele beloningen. Bij het bereiken van een mijlpaal moeten leidinggevenden hun team of individuele medewerkers direct een bonus of incentive – in welke vorm dan ook – kunnen geven.

6.  Creëer een cultuur van waardering en erkenning

Beloning, waardering en erkenning zijn loten aan dezelfde stam. Organisaties die waardering en erkenning verankeren in hun cultuur, krijgen meer betrokken en beter presterende medewerkers. Een cultuur van erkenning stimuleert leidinggevenden om vaker formeel en informeel hun waardering te uiten, constructieve feedback te geven en ervoor te zorgen dat zij medewerkers op het juiste moment passend belonen – d.w.z. persoonlijk, zinnig en betekenisvol voor de betreffende medewerker.  

Zie verder:

Paula Kager

    Paula Kager

    Zelfstandig ondernemer, bevlogen professional, publiciste, blogger en vlogger.