Je hebt een nieuwe baan. Het contract is getekend. Maar daarna heb je niets meer gehoord. De eerste werkdag, spannend. Je meldt je bij de receptie. Daar blijkt dat je niet bent aangemeld. Na een kwartier wachten komt een collega je halen. Er is iets fout gegaan in de communicatie. Daardoor zijn je werkplek, laptop, toegangspas en telefoon nog niet geregeld. Je direct leidinggevende zit in het buitenland. Je collega wil graag met je lunchen, maar zit de hele ochtend vast in besprekingen. Je wordt in een muffe ruimte gezet met een stapel leesvoer over de organisatie. Vier weken later weet je pas wie er in je team werken en waar alles te vinden is. Totaal anders dan de vliegende start die je verwachtte.

Nachtmerrie of realiteit? Helaas soms gewoon werkelijkheid. Uit onderzoek blijkt dat bij 43% van de nieuwkomers praktische zaken pas na een week zijn geregeld. Dat resultaat staat in schril contrast met de toegenomen aandacht van werkgevers voor professionele ‘onboarding’ (inwerk-)processen. Die beginnen al bij de ondertekening van het contract en eindigen 90 dagen na de eerste werkdag (of zelfs 1 jaar na indiensttreding). Ze beogen de nieuwkomer een ‘WOW’-ervaring te geven, compleet met online tools, templates en apps. Klinkt heel mooi. Of is het oude wijn in nieuwe zakken? Wat betekent het nieuwe inwerken - onboarding - voor bedrijven? Is dat alleen voor grote bedrijven interessant? Of kunnen middelgrote en kleinere bedrijven/organisaties daar ook iets mee? Wat kun je er als kleinere werkgever van leren? Ik geef je 5 waardevolle inzichten over de essentie van onboarding:

1.  Waarom (investeren in) onboarding?

Nieuwe medewerkers die op een goede manier landen in de organisatie zijn sneller productief, voelen zich meer betrokken en blijven langer. Onboarding gaat verder dan het inwerken in de nieuwe functie. Het moet ervoor zorgen dat medewerkers zich zo snel mogelijk een insider van het bedrijf voelen. Dat ze direct praten en denken als: ‘wij’. Dat is meer dan het opdoen van technische vaardigheden en praktische weetjes. Het vraagt extra begeleiding bij het je eigen maken van de bedrijfscultuur. Bij de opbouw van een intern en extern netwerk. Bij de samenwerking met collega’s. Bij de persoonlijke invulling van de functie of rol in het licht van de verwachtingen van leidinggevende en team. Het is niet alleen van belang dát je iets doet, maar ook hóe je dat doet. Tijdens de inwerkperiode moet de werkgever het fundament leggen voor goede werkprestaties, betrokkenheid en loyaliteit. Daarom is het belangrijk goed na te denken over onboarding. 

2.  Het begint vóór de eerste werkdag: pre-boarding

Een nieuwe medewerker wil graag een vliegende start maken op zijn eerste werkdag. Hij wil zich welkom voelen in zijn team. Het liefst zou hij de organisatie al hebben leren kennen. En hij mag erop vertrouwen dat het noodzakelijke papierwerk en de praktische zaken goed geregeld zijn. Onboarding begint bij de ondertekening van de arbeidsovereenkomst - eigenlijk al daarvoor, tijdens de sollicitatiefase. Tussen de ondertekening van het contract en de eerste werkdag een radiostilte in acht nemen is verlies van kostbare tijd. De werkgever kan, zodra het contract getekend is, de nieuwe medewerker een mentor toewijzen. Die kan hem wegwijs maken bijvoorbeeld in de inlogcodes voor de portal die toegang geeft tot basisinformatie, e-learnings, digitale lounges / chatten met aanstaande collega’s, toegang tot een inwerk app, etc. Zo kan de nieuwkomer zich gericht voorbereiden en kan de leidinggevende aangeven wat aan voorbereiding wordt verwacht of gewenst.  En hoe simpel is - tijdens de pre-boardingfase - een welkomstmail van het team en een mail met alle relevante informatie voor de eerste werkdag. 

3.  Praktische zaken tijdig en goed voor elkaar

Onderdeel van onboarding is uiteraard de aandacht voor de praktische zaken: toegangspas, desktop/laptop met account voor de benodigde systemen, smartphone, visitekaartjes, werkgereedschap en werkplek. Allemaal zaken die vóór de eerste werkdag geregeld kunnen, nee, moeten zijn. Bedrijven die onboarding met succes hebben ingevoerd bezorgen hun nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag een WOW-ervaring: een welkomstbox met alle praktische zaken die voor het werk nodig zijn, klaar voor gebruik. Zodat de aandacht uit kan gaan naar de kennismaking met de directe collega’s, de leidinggevende en de mentor. Zorg dat de direct leidinggevende die eerste werkdag ruimte in zijn agenda heeft. Vier de aankomst van de nieuweling in het team via een gepaste teamtraditie. Het echte inwerken ‘on the job’ start die eerste werkdag. Iemand een week of langer laten wachten op een toegangspas, computer of telefoon suggereert dat het bedrijf klantvriendelijkheid niet belangrijk vindt. Wil je dat?

4.  Informatie gefaseerd en gepersonaliseerd

Wees je ervan bewust dat de verwachtingen van nieuwe medewerkers anno 2019 persoonlijk zijn. De tieners en twintigers die nu starten op de arbeidsmarkt (Generatie Z: 1995-2015) zijn geboren na de komst van internet. Zij verwachten een gepersonaliseerde aanpak, willen hun voorbereidings- en leertempo zelf kunnen bepalen, vinden (online) interactie, begeleiding en feedback vanzelfsprekend. Dat strijdt misschien met de werkwijze van HR, die uit efficiency-oogpunt het liefst kiest voor een algemene, one-size-fits-all aanpak. Let daarom op:

5. Eigenaarschap delen in organisatie

Nachtmerrie of realiteit? Er was iets mis gegaan in de communicatie. Kan gebeuren, shit happens. Maar de kans op zo’n slechte start is minimaal bij organisaties die goede afspraken hebben gemaakt over de eerste opvang en het inwerktraject. Afspraken die zijn verankerd in de hele organisatie. Dat kan alleen een succes worden als collega’s intensief samenwerken: direct leidinggevende, mentor, team, HR/P&O en de directie of raad van bestuur. Het ligt voor de hand om het eigenaarschap bij de direct leidinggevende te leggen. Die zal zijn verantwoordelijkheid met de andere betrokkenen willen delen. Onboarding is een mindset. Behandel de nieuwe collegaals je beste klanten: luister naar wat ze nodig hebben, ga niet pushen, geef relevante info en ga met ze aan tafel. Een frisse blik van een nieuwe collega kan een gouden inzicht opleveren. Investeren in onboarding levert veel op - een investering die zichzelf dubbel en dwars terugbetaalt!

Bedrijven met jonge professionals experimenteren met een ‘4+1’ werkweek: vier dagen hard werken voor klanten en de vijfde dag een lege agenda. Een dag om te werken aan je persoonlijke ontwikkeling, een eigen onderneming te starten, coaching op te pakken, een inspirerend boek te lezen, te ontspannen of er gewoon te zijn voor wie je lief is. Die ‘4+1’ opzet lijkt goed voor de productiviteit, motivatie, werk-privé balans en zelfontwikkeling. Moet iedereen dan overstappen op dit model?

Nee. Het is natuurlijk goed om te laten zien dat er ook heel andere structuren mogelijk zijn dan die waaraan we gewend zijn. De vaste structuur ‘van 9 tot 5’ heeft zijn langste tijd gehad. Maar we moeten niet in de valkuil stappen van een andere vaste structuur. Het is nu hoog tijd om door te pakken. Het toverwoord daarbij is: maatwerk! Denk na over wat voor jouw bedrijf, voor jouw werknemers de beste persoonlijke ‘WerkDeal’ is!

De 4+1 opzet nader bekeken

Een aantal innovatieve bedrijven hebben de 4+1 structuur omarmd: vier dagen werken, de vijfde dag vrij - voor jezelf, voor je eigen ontwikkeling. Voor de duidelijkheid: de 4+1 structuur betekent fulltime werken, geen vierdaagse werkweek (ook geen 4 x 9 uur).

De motieven van die bedrijven verschillen aanzienlijk:

Behoefte aan flexibiliteit werkt bij iedereen anders

De Nieuw-Zeelandse vermogensbeheerder Perpetual Guardian experimenteerde met de 4+1 opzet en met succes. Frappant detail: een aantal medewerkers omarmden het idee, maar kozen uiteindelijk toch voor vijf dagen korter werken in verband met de zorg voor kinderen. Zo zijn er veel meer persoonlijke oplossingen denkbaar:

Werkgevers: maak maatwerk mogelijk

Het bieden van mogelijkheden om tegemoet te komen aan de ambities van je werknemers kan jouw bedrijf maken tot een heel aantrekkelijke werkgever. Het biedt je bedrijf ook mogelijkheden om je te profileren als maatschappelijk betrokken: denk aan de mogelijkheid om die ene dag in te zetten voor vrijwilligerswerk. 

Zelfstandigen vinden het fantastisch om baas te zijn over hun eigen agenda. Veel werknemers zijn ook op zoek naar meer vrijheid, meer eigen regie, kortom: maatwerk. 

Dus werkgevers: denk na! Laat zien wie je bent en wat voor soort persoonlijke deals bij jullie mogelijk zijn. Maak duidelijk dat medewerkers een persoonlijke WerkDeal kunnen sluiten en leg geen vaste structuur op. Geen 9-tot-5 en ook geen 4+1. Organiseer vanuit behoeftes en maak behoeftes niet ondergeschikt aan de structuur!

Geen ervaring en toch geschikt? Kijken werkgevers niet meer naar diploma’s, werkervaring en cv’s? Noodgreep of kwestie van omdenken? In deze blog meer over de essentie van anders kijken bij het invullen van vacatures. En over de voordelen die dat oplevert voor werkgever en werknemer.

Directeur basisschool zonder ervaring in het onderwijs

Een school in Amsterdam plaatste een paginagrote, opvallende vacature in het Financiële Dagblad, specifiek gericht op mensen uit het bedrijfsleven: “Op zoek naar de fast movers, die zo ongeveer op de helft van hun ratrace zitten en die het stemmetje ‘wat ben ik in godsnaam aan het doen met mijn leven’ niet langer kunnen negeren”. Omdat dat het onderwijs best wat commerciëler, slagvaardiger, ondernemender en daadkrachtiger mag leren denken. Een vacature met lef. 

Ik plaatste direct een post daarover op LinkedIn. Die is viral gegaan en hoe: 783.946 views, 7.498 likes en 383 comments. Veel positieve reacties van binnen en buiten het onderwijs, maar ook negatieve. Vooral positieve reacties op het lef van de school om mensen uit het bedrijfsleven te verleiden tot een carrièreswitch naar het onderwijs. Daarnaast waren er veel complimenten voor de pakkende vacaturetekst. Negatieve reacties hadden vaak een cynische ondertoon: “Minachting voor complexiteit onderwijs”; “Is in zorg ook geprobeerd, werkt niet” en “Ben benieuwd of ze dit gaat lukken”.

Microsoft: adviseur blockchain en AI zonder technische of ICT opleiding

Bij Microsoft kun je aan de bak in een technische functie zonder technische of ICT opleiding. Het aannamebeleid van het personeel ging hiervoor bewust op de schop. Het is ook niet meer per sé nodig om hbo+ geschoold te zijn. Allemaal om te zorgen dat er meer diverse teams komen. BNR in Bedrijf had daar onlangs een interessante uitzending over. Microsoft wacht niet op mensen met een perfect cv, maar bekijkt wie er in een team nodig is. Wat voor kennis, vaardigheden, capaciteiten en karaktereigenschappen moet de nieuwe collega hebben? Wat zwaar telt is potentieel, passie, gretigheid, kunnen verbinden, leervermogen en vooral nieuwsgierigheid. Die zijn belangrijker dan diploma’s en ervaring. Een vrouw met afgeronde studie in internationale business en marketing leerde bij Microsoft in drie weken coderen en kon daarna aan de slag als adviseur blockchain en artificial intelligence. Microsoft is er van overtuigd dat diverse teams het verschil maken in de manier waarop die teams met klanten samenwerken. 

Tienduizenden verborgen matches 

Als werkgevers slimmer gebruik maken van data over functievereisten en werkzoekenden breder kijken naar hun competenties, ontstaan er op de krappe arbeidsmarkt tienduizenden verborgen matches. Tot dat inzicht kwamen onderzoekers van werkgeversvereniging AWVN, adviesbedrijf Deloitte en uitkeringsinstantie UWV. Dat biedt perspectief voor werkgevers die kampen met lang openstaande vacatures en voor werkzoekenden die het niet lukt een ‘passende’ baan te krijgen. Deze mensen maken meer kans als ze hun blik verruimen naar functies waarvoor ze op basis van hun profiel en competenties ook geschikt zijn of betrekkelijk eenvoudig voor kunnen worden bijgeschoold. AWVN vergeleek openstaande vacatures met honderden profielen in hun database functiewaardering en vond per beroep met weinig vacatures gemiddeld acht andere - qua profiel en competenties - vergelijkbare functies met veel vacatures. Voorbeeld: administratief medewerker (weinig vraag naar) en inkoopmedewerker (veel meer vraag naar); 69% van de taken en competenties sluiten op elkaar aan. In beide functies gaat het om het verzamelen, bewerken en controleren van gegevens en beide vereisen een mbo-werk en denkniveau. 

Essentie van anders kijken bij invullen vacatures

Krijg je als werkgever een vacature niet ingevuld, ga dan eens omdenken. Om wat voor functie of rol gaat het en wat moet de kandidaat in huis hebben? Denk aan vaardigheden, sterke kanten, karaktereigenschappen, attitude- en niet direct aan diploma’s en ervaring. Hoe gaat de inhoud van de functie of rol de komende vijf jaar veranderen? Maak een zo breed mogelijk profiel. Kijk of er interne matches zijn en gebruik het bredere competentie profiel ook voor de externe werving. 

Voordelen van bredere blik voor werkgever en werknemer

Krijg je ook altijd uitslag van jeukwoorden? Mij overkwam het toen ik las dat ING geld gaat vrijmaken voor een pool van ‘werkgelukbrengers’. Echt, ik verzin het niet. Werkgelukbrenger bij ING. Een nieuwe opleiding tot werkgelukdeskundige. Een Chief Happiness Officer in dienst bij de Gemeente Amsterdam. Zijn dat soms positivo’s die je iedere ochtend bij de poort hartelijk verwelkomen, je een high-five geven, vragen of ze je auto of fiets even voor je weg zullen zetten en je dan een fijne dag toewensen?

Werkgeluk is een belangrijk thema in de ING-cao. Medewerkers die tijd nodig hebben voor hun groei en ontwikkeling, voor (mantel)zorg of privétaken kunnen een beroep doen op een vervanger uit de pool. Zodat het werk gewoon doorgaat en de medewerker zich niet bezwaard hoeft te voelen. Dit staat in de nieuwe ING-cao waarover de vakbondsleden nu stemmen. Op zich natuurlijk prima dat een goede balans tussen de belangen van het werk en de privébelangen van de werknemer in de arbeidsvoorwaarden wordt geregeld. Het bewaken van die balans behoort tot de kernverantwoordelijkheden van werkgever en werknemer.

Maar om daar nou een speciale functionaris voor aan te stellen? Hoeft de werkgever er dan verder niet meer op te letten? Daar hebben we toch de Happiness Officer voor? Sterker, we hebben een hele pool van geluksbrengers! Een pool van excuustruzen dus. Je kunt met goed fatsoen geen burn-out meer krijgen: onvoldoende geluisterd naar onze werkgelukbrengers!

In deze blog zes kritische kanttekeningen bij het fenomeen werkgelukbrenger.

Conclusie: waak voor de excuustruus, pak het thema zelf op

Kortom, werkbeleving en werkgeluk zijn serieuze thema’s. Ze passen bij vitale, gemotiveerde medewerkers die de regie pakken over hun eigen leven en professionele ontwikkeling. En zijn integraal onderdeel van goed werkgever- en werknemerschap. Daarom gaat het niet aan dit onder te brengen bij een speciaal iemand. Die wordt dan al gauw de excuustruus voor een essentiële verantwoordelijkheid van beiden: de alerte en empathische leidinggevende en de assertieve medewerker. Laten die het thema werkgeluk zelf oppakken in de context van werkbeleving, motivatie, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Ik hoop echt dat de werkgelukbrenger een overwaaiende hype blijkt en een stille dood sterft. De tijd zal het leren!

Wil je meer weten over wat werknemers gelukkig maakt, waar ze energie van krijgen en waar ze op afknappen? Ik heb een e-Boek hierover geschreven. Dat kun je hieronder downloaden. 

‘Wendbare organisaties bestaan niet, wendbare werknemers wèl!’, luidde de kop van een artikel in Management Executive enige tijd terug. Dat klinkt erg stellig. Maar lees ‘m eens zo: mensen maken organisaties wendbaar en niet andersom. Mensen maken het verschil. Dan is het de spijker op zijn kop! 

Er is veel aandacht voor wendbare (agile) organisaties. Maar dat levert op zich nog geen verbinding met de mensen die daarin werken. Het zijn de medewerkers die samen met het management de strategie vernieuwen, de koers bepalen en als het moet overstag gaan. 

Dit complex aan eigenschappen heet in vakjargon learning agility. Het is een maatstaf voor het potentieel van een medewerker: wat gaat die doen? Is hij of zij in staat het geleerde direct toe te passen in een nieuwe situatie? Iemand met potentieel leert snel van nieuwe ervaringen. Treffend verwoord door Goedkoop: “Weten wat je moet doen als je niet weet wat je moet doen.”